Van regelen naar regie: krijg grip als praktijkmanager

De praktijk draait, maar jouw dag loopt anders dan gepland. Je reageert op wat er tussendoor komt en schuift wat belangrijk is steeds vooruit. Zo blijft alles lopen, maar echte regie ontbreekt.

Werken aan vandaag, niet aan morgen

’s Ochtends begin je met een plan en voor je het weet ben je bezig met een zieke assistent, een volle telefoonlijn en een huisarts die iets “even snel” geregeld wil hebben. Aan het eind van de dag is er opnieuw weinig gebeurd van wat je eigenlijk wilde oppakken. Als dit zich blijft herhalen, werk je vooral aan vandaag. De vraag waar jullie als praktijk naartoe werken, raakt daardoor al snel op de achtergrond.

Veel verantwoordelijkheid, niet beslissingsbevoegd

Als praktijkmanager wordt er veel van je verwacht. Je regelt, organiseert en ziet waar het beter kan. Tegelijk ligt de beslissingsbevoegdheid bij belangrijke keuzes vaak bij de praktijkhouders. Zij bepalen de koers, maar hun aandacht gaat vooral naar patiëntenzorg. Tijd om stil te staan bij richting en de lange termijn is er niet altijd.
Daardoor blijven vragen soms liggen, zoals:
•    Wat is de ambitie van de praktijk?
•    Waar zeggen we ‘ja’ tegen en waar juist ‘nee’?
•    Wie hakt de knoop door als we er samen niet uitkomen?
Dat merk jij in je werk. Je hebt ideeën, maar twijfelt regelmatig: kan ik dit zelf oppakken, of moet ik eerst langs de praktijkhouder?

Het blijft schuren, ook als alles geregeld lijkt

In veel praktijken is de basis best goed op orde. Agenda’s staan vol, taken zijn verdeeld en iedereen weet ongeveer wat hij moet doen.
Toch kom je vaak dezelfde dingen tegen:
•    Overleggen waarin veel wordt gepraat, maar weinig wordt besloten
•    Taken die blijven liggen, omdat niet duidelijk is van wie ze zijn
•    Dezelfde discussie over de planning die elke paar weken terugkomt
Dat maakt het werk zwaarder dan nodig is, omdat het meestal niet alleen gaat om de afspraken zelf, maar ook om hoe jullie samenwerken en wat mensen van elkaar verwachten. Juist daar zit ruimte voor verbetering.

Hard werken zonder vooruitgang

In veel teams staat iedereen continu “aan”. Als het druk wordt, springt iedereen bij. Als het rooster niet rondkomt, wordt er geschoven tot het lukt. Dat houdt de praktijk draaiende, maar je blijft reageren. Er is weinig ruimte om structureel te verbeteren. Voor jou betekent dat:
•    Veel urgente zaken die om aandacht vragen
•    Weinig tijd voor verbetering
•    Het gevoel dat jij alles moet oplossen
Je werkt hard, maar komt weinig verder.

Het gesprek dat vaak ontbreekt

Wil je meer rust en richting? Begin dan met het goede gesprek. Niet alleen over de planning, maar juist over de grotere vragen:
•    Waar willen we als praktijk om bekendstaan?
•    Wat vinden we belangrijk in samenwerking?
•    Wat betekent dat voor keuzes in agenda en bezetting?
Dit soort gesprekken worden vaak overgeslagen. Terwijl ze juist zorgen voor duidelijkheid en betere keuzes. Als praktijkmanager kun jij dit gesprek starten en helpen om afspraken concreet te maken.

Pak je rol: van oplossen naar sturen

Dit vraagt iets van jou. Niet nog harder werken, maar anders werken. Dat betekent:
•    Benoemen wat je ziet (“dit speelt elke week opnieuw”)
•    Verantwoordelijkheid delen in plaats van alles zelf oplossen
•    Sturen op afspraken en eigenaarschap
Dat kan spannend zijn. Zeker als je gewend bent dat jij degene bent die het oplost. Maar juist door het te benoemen, ontstaat beweging.

Kleine stappen maken het verschil

Je hoeft het niet groot te maken. Kleine acties helpen al:
•    Begin een overleg met een duidelijk doel: “Vandaag nemen we een besluit over …”
•    Spreek verwachtingen uit: “Ik pak dit op, maar heb dit van jullie nodig”
•    Kijk kort terug na een drukke dag
•    Benoem wat jij ziet als iets blijft terugkomen
•    Laat bewust iets liggen dat niet van jou is
Zo ontstaat stap voor stap meer rust, duidelijkheid en richting. En groeit jouw rol van alles draaiende houden naar meebouwen aan de toekomst.

Wil je hier verdiepend mee aan de slag?

In de leergang Praktijkmanager Huisartsenzorg van VvAA werk je aan jouw rol in de praktijk. Je leert onder andere hoe je richting helpt aanbrengen, beter zicht krijgt op wat er speelt en hoe je omgaat met thema’s als samenwerking, HR en projectmanagement. Wat je leert, pas je direct toe in je eigen praktijk, onder andere in een concreet verbeterproject. Ook wissel je ervaringen uit met andere praktijkmanagers en werk je samen met trainers die de zorgsector goed kennen.

Lees alles over: Leergang Praktijkmanager Huisartsenzorg van VvAA