Is jouw praktijkteam oververhit? Wat een hittegolf leert over samenwerking en leiderschap

De afgelopen periode hebben we weer kunnen ervaren wat warmte met mensen doet. Op warme dagen merk je dat je sneller moe wordt, je concentratie afneemt en je sneller geïrriteerd raakt. Onderzoek laat zien dat extreme warmte invloed heeft op ons denkvermogen, onze prestaties en de manier waarop we omgaan met emoties.

Dit deed me denken aan iets wat we regelmatig terugzien binnen zorgpraktijken. Want net zoals mensen bij hitte sneller een kort lontje kunnen krijgen, gebeurt dit ook wanneer de druk binnen teams te lang oploopt. Niet door vijfendertig graden buiten, maar door volle agenda’s, personeelstekorten, veranderingen, administratieve druk en natuurlijk de verantwoordelijkheid voor patiënten. Allemaal factoren waardoor de ‘temperatuur’ langzaam kan stijgen. Niet zichtbaar op een thermometer maar wel merkbaar in de samenwerking binnen het team.

Een praktijk raakt zelden ineens oververhit

De eerste signalen lijken vaak klein: overleggen kosten meer energie, collega’s reageren korter op elkaar en irritaties blijven langer hangen. Steeds vaker wordt gedacht: ‘Laat maar, ik doe het zelf wel even.’ Juist in de zorg gaat dit vaak lang goed. Zorgmedewerkers zijn gewend om door te pakken. De patiënt staat centraal en het werk moet gewoon doorgaan. Dat is een enorme kwaliteit, maar meteen ook een valkuil. Want doorgaan betekent niet automatisch dat het goed gaat.

Waarom de temperatuur in praktijken stijgt

Iedere praktijk is anders. Toch zien we vaak dezelfde oorzaken.

1. Hoge werkdruk.
   Een volle agenda, onverwachte situaties tussendoor, administratie en patiënten die steeds meer aandacht vragen. Wanneer die druk langere tijd aanwezig blijft, blijft er steeds minder ruimte over voor aandacht, overleg en echte samenwerking.
2. Veel veranderingen.
   Nieuwe systemen, andere werkwijzen en veranderende eisen vragen veel flexibiliteit. Niet iedereen beweegt daarin op dezelfde manier of hetzelfde tempo mee. Wanneer daar onvoldoende aandacht voor is, ontstaat gemakkelijk weerstand of frustratie.
3. Kleine irritaties die blijven liggen.
   In zorgteams werken mensen vaak intensief samen. Juist daardoor zijn vertrouwen en goede communicatie zo belangrijk. Een kleine ergernis lijkt misschien niet spannend, totdat het er tien zijn. Dan is de temperatuur ineens veel hoger dan gedacht.

Een oververhit team reageert anders

Bij lichamelijke hitte merken we dat mensen minder geduld hebben, sneller reageren en minder goed nadenken voordat ze iets zeggen. Binnen een praktijkteam onder druk gebeurt iets vergelijkbaars. Mensen luisteren minder goed naar elkaar. Aannames nemen toe. Er wordt sneller geoordeeld. Soms wordt er meer óver elkaar gesproken dan mét elkaar. Wat aan de buitenkant lijkt op een communicatieprobleem, blijkt vaak een team dat al langere tijd onder spanning staat.

De thermometer van de praktijkhouder en praktijkmanager

Een goed georganiseerde praktijk draait niet alleen om roosters, processen en patiëntenzorg. Minstens zo belangrijk zijn de vragen:

• Hoe gezond is ons team eigenlijk?
• Worden dingen uitgesproken?
• Helpen collega’s elkaar nog?
• Durven mensen aan te geven dat iets niet goed loopt?

Goed leiderschap betekent niet dat de praktijkhouder of praktijkmanager alles moet oplossen. Het betekent vooral dat je ziet wat er gebeurt en op tijd het goede gesprek organiseert.Tegelijkertijd ligt verantwoordelijkheid niet alleen bij de leidinggevende. Ook medewerkers bepalen de temperatuur van het team door eerlijk te communiceren, elkaar aan te spreken en mee te denken. Een gezonde praktijk bouw je samen.

Vijf manieren om de temperatuur te verlagen

1. Zoek eerst de warmtebron. Reageer niet alleen op gedrag, maar onderzoek waardoor spanning ontstaat.
2. Bespreek kleine irritaties eerder. Veel grote problemen waren ooit kleine signalen die niet besproken werden.
3. Breng duidelijkheid terug. Zorg dat verwachtingen, verantwoordelijkheden en prioriteiten helder zijn.
4. Geef medewerkers invloed. Mensen voelen zich meer betrokken wanneer ze kunnen meedenken over hun eigen werk.
5. Meet regelmatig de temperatuur. Bespreek niet alleen patiënten, planning en processen. Vraag ook hoe de samenwerking, sfeer en energie binnen het team is.

Tot slot

Een hittegolf gaat uiteindelijk vanzelf voorbij. Een oververhit praktijkteam meestal niet. Daar is aandacht voor nodig. Tijdige gesprekken. En samen onderzoeken wat er werkelijk speelt. Want voorkomen dat mensen afhaken, uitvallen of vertrekken begint meestal niet met grote veranderingen. Het begint met luisteren.

Merk je dat de temperatuur binnen jouw praktijk oploopt? Wacht dan niet tot kleine irritaties grote problemen worden. Gezonde teams ontstaan door aandacht, open gesprekken en de bereidheid om samen verantwoordelijkheid te nemen.

Jos Luypaers is directeur van OrganisatieGroei. www.organisatiegroei.nl