PM-regio Noord-Limburg en Oost-Brabant: ‘Steek je koppen bij elkaar, versterk je effectiviteit’

Aldo Boon heeft een achtergrond als IT-expert voor de ketenzorg en begeleidde vijf jaar geleden de opvolging in een huisartsenpraktijk. ‘Sindsdien raakten we ook betrokken bij de ondersteuning van praktijkmanagers. We zien dat zij veel zaken alleen moeten oplossen, waarbij het niet altijd lukt om alles voor elkaar te krijgen.’

Ratna Looijmans werkte lang als teamleider in een ziekenhuis en is sinds 2016 praktijkmanager in de mondzorg. Ze ziet tot haar verbazing nog veel tandartspraktijken zonder praktijkmanager. ‘Waarom denken veel tandartsen dat ze zelf alle ballen in de lucht kunnen houden? Erken als praktijkhouder-tandarts dat je niet alles zelf kunt en stel je soms eens kwetsbaar op. Doe vooral dat waar jouw kracht en interesses liggen. Praktijkhouders vinden dat ontzettend lastig.’

Waarom is een PM-regionetwerk van belang?

Ratna Looijmans denkt dat het belang van de regio voor praktijkmanagers groot is. ‘Door de koppen bij elkaar te steken, versterk je de efficiëntie en effectiviteit van zaken waarmee je bezig bent. Dat geldt zowel bij HR-zaken, administratie als bij inkoop: samen weet je altijd meer. Nieuwe acties die je gaat ondernemen, kun je ook weer delen en evalueren, waardoor je samen van deze ervaringen kunt leren.’

‘Je kunt elkaar vervolgens actief steunen, kritische vragen stellen en coachen. Bijvoorbeeld: een medewerker vraagt jou iets, maar waarom vind je het dan lastig om nee te zeggen? Op de Dag van de Praktijkmanager zag ik collega’s die het moeilijk hebben. Ik dacht toen: hier ligt werk voor mij, omdat ik me betrokken voel bij het welbevinden van collega-praktijkmanagers. Ik herken hun dilemma’s en worstelingen. In het verleden heb ik het mezelf ook vaak onnodig moeilijk gemaakt.’

In de ogen van Aldo Boon kunnen praktijkmanagers uit de huisartsenpraktijk en de mondzorg  veel van elkaar leren. ‘Als de basis op orde is wat betreft personeel, werkprocessen, ICT en inkoop, dan is de sfeer in een praktijk vaak goed. Dat is essentieel, want in grote huisartsenpraktijken heb je snel met twintig teamleden en wisselende teams te maken.’

Welke thema's staan er nu al op de agenda?

Ratna Looijmans: ‘Ziekteverzuim en personeelstekorten spelen natuurlijk ook in deze regio. Daarnaast is timemanagement en taakdelegatie voor praktijkmanagers van belang. Van praktijkmanagers wordt vaak gedacht dat ze alles moeten oplossen, maar voor mij werkt het zo niet: ik los heel weinig op. Ik wil die aapjes bij hen op de schouders laten, zodat ik niet de hele dag brandjes aan het blussen ben. Ik wil dat mensen zelf nadenken. Zij mogen op zichzelf vertrouwen en hun ideeën met mij delen.’

Vertrouwen tussen teamleden, de praktijkhouder(s) én de praktijkmanager is daarbij cruciaal, stelt ze. ‘Teamleden moeten gestuurd worden en ook het vertrouwen krijgen dingen zelf te mogen doen. Ik voer niet alles uit, maar ben wel eindverantwoordelijk. Je hoort heel veel praktijkmanagers die de hele dag bezig zijn met dingen oplossen en dan denk ik: stop-stop-stop. Door te delegeren is veel winst te behalen, maar ook door een goed mandaat te krijgen van de praktijkhouder. Als je geen mandaat hebt, kun je nog zo hard werken, maar je werkt je helemaal kapot en krijgt nul komma nul waardering.’

Daarbij moet de praktijkmanager zelf wel aanwezig durven zijn. ‘Als je vier dagen de deur dicht hebt, werkt het niet. Zelf ben ik maar twee dagen per week op de praktijk, maar als ik er ben, ben ik er ook echt. Op enkele momenten ben ik even niet bereikbaar, maar dat is ook nodig voor mijn eigen bescherming.’ Door er te zijn kan de praktijkmanager medewerkers coachen. ‘Ik wil niet dat emoties die teamleden soms hebben, eerst met collega’s worden gedeeld en dan een eigen leven gaan leiden. Mijn deur is open en medewerkers zijn welkom.’

Welke specifieke trends spelen er nu in jullie regio?

Ratna Looijmans ziet ook dat de eisen bij vacatures niet passen bij de huidige arbeidsmarkt. ‘Stop met het perfecte plaatje te eisen. Als een baliemedewerker wel een tandheelkundige achtergrond heeft, maar geen contact kan maken, dan is dat ook een ramp voor de praktijk.’

Aldo Boon: ‘Bij huisartsenpraktijken zie je vaak een hoge werkdruk. Dat komt zowel door een langdurig tekort aan personeel, als door uitval ten gevolge van covid doordat mensen elkaar besmetten. Dan zie je dat zzp’ers ingehuurd worden, wat ook weer stress geeft omdat die nog niet alles weten. Als een praktijkhouder van een kleine praktijk uitvalt, terwijl er geen praktijkmanager is, wordt het helemaal complex.’