Praktijkmanager Sabine Gleizes over Buddy’s: ‘Ik heb mijn kijk op de functie verbreed’

Sabine Gleizes zou in maart 2020 beginnen bij Tandheelkunde Kliniek Blaricum, een brede praktijk met 26 medewerkers, waaronder zeven tandartsen en vier mondhygiënisten. ‘Dat was de dag na de eerste persconferentie van Mark Rutte, toen ineens alle praktijken dicht moesten. Daardoor ben ik uiteindelijk pas half mei gestart, twee maanden later. Alleen was mijn voorgangster toen al weg en kon ze me niet meer inwerken.’ En dat was best lastig, aangezien Sabine als voormalig hotelmanager nieuw als manager in een mondzorgpraktijk begon. ‘Het was voor mij een hele bewuste keuze om uit de hotellerie te gaan. Ik moest daar ook ‘s avonds en de weekenden werken en dat is lastig met een jong gezin. Ik koos ook bewust voor een baan dichter bij huis.’

‘Steeds vragen stellen’

Tijdens de lockdowns moest Sabine zelf in het diepe springen en als nieuweling ‘haar eigen ding’ gaan doen. ‘Dat ging op zich hartstikke goed, maar ik wilde ook wel weten of ik goed op weg was. Ik zag daarbij het Buddy-project als een mooie kans. Ik had een aantal praktijkmanagers gevraagd van tandartspraktijken hier in de buurt om een keer te sparren, maar zij zagen dat blijkbaar als concurrentie. Ik wilde gewoon even met iemand kunnen sparren, over dingen als: zit ik op de juiste weg? Ben ik goed bezig? Vergeet ik niks? Door alles steeds te vragen en door de wekelijkse overleggen heb ik mezelf alles zelf eigen gemaakt.’

‘Zelf alle cijfers invoeren’

Sabine houdt zich met alle deelterreinen van het praktijkmanagement bezig. ‘Het is heel breed: inkoop, declareren, financiën, personeel en strategie. Ik doe dingen anders dan mijn voorgangster en dat is ook goed voor een praktijk. Ik was bijvoorbeeld gewend om zelf in Exact te kunnen boeken. Dus nu boekt de boekhouder niet meer in Exact, maar doe ik het. Daardoor kan ik ook a la minute winst- en verliesrekeningen draaien om te kijken wat de financiële stand van zaken is. Door dat ik in de eerste periode zo veel vroeg, heb ik de boel af en toe op scherp gezet: hoe zit dat eigenlijk? Waarom doen we dit eigenlijk?’

‘Personeel en strategie’

Bij veel onderwerpen ziet Sabine geen verschil met de hotelwereld. ‘Ik regel bijvoorbeeld alles wat met personeelszaken te maken heeft. Ik maak de contracten, regel de begeleiding bij langdurig zieken en de opvolging bij vacatures. Daarin zit eigenlijk geen verschil, behalve dat de mondzorg geen cao heeft. Ook het bepalen van een strategisch plan voor de praktijk verschilt niet echt met de hotelbranche, alleen nu doe ik het samen met de tandartsen. Of je met een hotel bepaalt waar je naartoe wil, waar je wil staan, of je doet het met een tandartspraktijk, uiteindelijk is het doel om de neuzen strategisch dezelfde kant op te krijgen. Dat doe je altijd op je eigen manier en je eigen tactiek. In welke branche je dan zit, maakt feitelijk niet uit.’

‘Benieuwd naar de verschillen’

Sabine kwam in contact met Sjoukje van Eijken die samen met Irma van de Ende, bij het PraktijkmanagersNetwerk het initiatief nam tot Buddy’s. Sjoukje nodigde haar uit om een dag op haar praktijk mee te lopen.

‘Ik wilde van Sjoukje graag weten wat haar rol is. Zitten daarin binnen praktijken veel verschillen? Ook was ik benieuwd hoe haar praktijk met protocollen werkt. We hebben hier alle protocollen uitgewerkt, maar hebben we dat een beetje op de juiste manier gedaan? Hebben ze nog andere typen protocollen, die wij niet hebben? Houdt zij zich ook met onderwerpen bezig als strategie, cijfers en personeelszaken?’

‘Kijk op functie verbreden’

Sabine was kortom blij om even uit haar solistische positie te stappen. ‘Als praktijkmanager hoor je niet bij de tandartsen, maar je hoort ook niet bij de assistentes. Je bent vaak redelijk solistisch bezig en dan is het fijn om een keer met een gelijkgestemde te sparren. Voor veel dingen was ik op zoek naar bevestiging. Ik mocht bij Sjoukje echt even een kijkje nemen in de keuken. Daarom heb ik daar ook even naast de dames aan de balie gezeten en gesprekken gehad met de tandartsen over hoe zij de rol van Sjoukje zagen. Ik mocht in alle mappen met protocollen kijken. Zo werd mijn kijk op de functie wat breder.’

‘Vrijblijvend sparren’

Sabine denkt intussen dat de zaken op de eigen praktijk best goed lopen. ‘Wat hier nu heel goed gaat, is dat we echt een team zijn. Daaraan kunnen de praktijkhouders ook merken dat het goed gaat.’ Ze benadrukt het belang van Buddy’s voor beginnende praktijkmanagers. ‘Bij de Dag van de Praktijkmanager sprak ik best diverse praktijkmanagers die nieuw in de functie zitten. Voor hen is Buddy’s fijn: je kunt gewoon een keer vrijblijvend met iemand sparren die op het gelijke niveau opereert. Het is geen zwaar traject, het kan in één dag.’

Meer weten over het Buddy-project? Of zoek je een buddy of wil je zelf als coach meewerken?

• Wil je ook een buddy? Meld je aan voor Buddy's!
• Buddy’s: nieuwe koppels van start
• Irma van der Ende over Buddy’s: ‘De ander even op gang helpen, even sparren en weer door’
• Coaching via Buddy’s: ‘Senior praktijkmanagers vinden het leuk anderen op weg te helpen’