Ruth Wissink, praktijkmanager bij huisartsenpraktijken: ‘De grote valkuil is dat je alles zelf wilt oppakken’

Ruth Wissink (47) werkte tot 2016 bij bedrijven en zorgorganisaties, in het management en in p en o-functies. In dat jaar besloot ze zelfstandig te worden en oriënteerde zich op een nieuwe start. ‘Ik sprak destijds verschillende praktijkmanagers van huisartsenpraktijken. Een van hen kreeg toevallig een telefoontje van een huisarts die een praktijkmanager zocht en die noemde mijn naam. Zo ben ik het vak ingerold.’

Ruth ondersteunt praktijken op zeer uiteenlopende onderdelen. ‘Dat is dus heel divers en afhankelijk van wat de praktijkhouder en de praktijk willen. Dé praktijkmanager bestaat dan ook niet. Maar in alle praktijken wordt er wel iets van je verwacht op het gebied van personeel, financiën, facilitair, ICT of innovatie. Afhankelijk van de mate van zelfsturing van het team, kan veel ook door het team zelf worden opgepakt. En als dat nog niet lukt, dan doe ik iets meer.’

De keuze om zelfstandig te worden, houdt het uitdagend, zegt Ruth. ‘Dat geeft me ook de vrijheid om andere dingen te doen. Ik geef bijvoorbeeld workshops op het gebied van ‘lean werken’ en voer specifieke projecten uit, zoals het ondersteunen van de samenwerking door huisartsengroepen. Doordat ik bij verschillende praktijken werk, zie ik ook hoe anderen het doen. Die ervaringen neem ik mee. Meestal doe ik langdurige projecten, die meerdere jaren lopen.’

‘Praktisch en strategisch’

Wissink werkt als praktijkmanager zowel op praktisch als op strategisch niveau. ‘Ik kan daarin schakelen. Voor praktijken is het prettig om iemand in huis te hebben, die ervaring in meerdere branches heeft, ook in het bedrijfsleven. Ik ben flexibel inzetbaar en bereikbaar, ze kunnen me altijd bellen.’

Ruth signaleert dat een grote valkuil voor de praktijkmanager is alles zelf te willen overnemen. ‘Wat ik het team wil leren is dat ze zelf dingen kunnen oppakken, ook als ze er niet direct uitkomen. Ik ben namelijk niet continu aanwezig. Dan is het een valkuil als ze je steeds bellen bij vragen, want dan word je weer onmisbaar.’

‘Aansluiten bij het team’

Ruth verwijst naar een huisartsenpraktijk die ontstond uit de fusie van twee praktijken. ‘Naast de integratie van allerlei systemen gaat het er ook om te zorgen dat er een nieuw team ontstaat. Ik zit daar nu ongeveer een jaar om te bereiken dat alle processen ook echt gaan lopen. Daarvoor spreek ik een jaarcontract af met de praktijk en kijken we elk jaar wat er precies nodig is.’

Een kwaliteit van Wissink is dat ze telkens weer aansluiting weet te vinden bij het team. ‘Ik probeer ze toch te prikkelen om te kijken hoe het anders zou kunnen. Soms begin ik met het ophangen van flip-overs met de vraag om eens op te schrijven waar ze dit jaar aan willen werken. Als we dan een overzicht hebben, vraag ik wie daarin wat wil doen. Dan beginnen we vaak klein en pakken we later ook grotere dingen op. Ook vraag ik naar de successen van afgelopen jaar. Kijk dus niet alleen naar wat er beter kan, maar vier ook de successen.’

‘Terug naar de bedoeling’

Een belangrijk principe voor haar werk is ook ‘teruggaan naar de bedoeling’. ‘Wat ik vaak merk in een huisartsenpraktijk is dat het doeners zijn. Ze willen doen, doen, doen. Voor reflectie is niet altijd tijd. Toch heb ik onlangs met een huisartsengroep twee uur bij elkaar gezeten om een jaarplan voor de groep op te stellen. De eerste vraag was dan ook:  “Waarom vind je samenwerking in deze groep zo belangrijk? Waarom doen we dit ook alweer?” Er kwamen mooie gezamenlijke punten uit: willen samenwerken, terugvallen op elkaar, van elkaar leren, zo mogelijk personeel delen, een netwerk opbouwen met instanties, gezamenlijk naar buiten treden.’

Als ‘de bedoeling’ duidelijk is, wordt de samenwerking tussen praktijken in een groep ook makkelijker, schetst Ruth. ‘Wat zijn dan de thema’s waar je elkaar als huisartsengroep op kunt vinden? En hoe merkt de patiënt dat er op een goeie manier wordt samengewerkt? De deelnemers wilden bijvoorbeeld graag naar patiënten toe duidelijker maken wat, wanneer en waarom ze dingen doen. Zo wil de huisartsengroep periodiek een gezamenlijke nieuwsbrief uit gaan brengen met algemene thema’s zoals de jaarlijkse griepprik en de sluitingstijden van praktijken.’

Personeelskrapte en taakdifferentiatie

In het werkgebied van Ruth Wissink – delen van Twente en de Achterhoek – hebben praktijken vaak te maken met personeelstekorten. ‘Dat is wel praktijk gebonden, voor sommige praktijken kan ik nog wel een waarnemend huisarts vinden. In andere heb ik al driekwart jaar een vacature uitstaan. Er zijn dus verschillen, ook qua gemeente en patiëntenpopulatie.’

‘Nieuwe ontwikkelingen gaan langzaam en dat ligt ook aan de patiënt. Die zegt ook snel: “Ik wil alleen bij mijn vaste dokter.” Alleen, daar moeten we wel vanaf, want die huisartsen zijn er niet meer altijd. Nu zie je meer taakherschikking en komen er meer physician assistants en verpleegkundig specialisten. Sommige praktijken spelen daar heel goed op in, anderen zijn nog afwachtend. In Twente werk ik voor een praktijk die voorop loopt als het gaat om de juiste zorg bij de juiste mensen op de juiste plek te krijgen.’

‘We werken er met een apothekersassistente, een verpleegkundig specialist, een physician assistant, een jeugdconsulent, een intaker van de gemeente en zogeheten ‘extended scope specialisten’. Dit zijn specialisten op het gebied van het bewegingsapparaat die sportblessures, klachten aan rug, schouder, knie en enkel beoordelen. Zij behandelen niet tijdens hun bewegingsspreekuur, maar diagnosticeren en verwijzen eventueel door. De zorgverzekeraar ondersteunt dit als proef.’

Ruth sloot zich aan bij het PraktijkmanagersNetwerk onder meer vanwege de trainingen die worden aangeboden. ‘Ik vind het interessant dat het netwerk niet alleen bestaat uit praktijkmanagers vanuit de huisartsenbranche, maar ook uit de fysiotherapie en mondzorg. We kunnen veel van elkaar leren: die beroepsgroepen zijn al lang gewend om hun praktijken financieel gezond te houden. Veel dingen zijn ook interessant voor de huisartsenbranche.’

De tips van Ruth Wissink

‘Schiet nieuwe initiatieven niet gelijk af en durf nieuwe dingen te proberen. Conclusie kan dan ook zijn: dit werkt in deze praktijk dus niet. Sluit aan bij wat er al is en hoe je dat verder kunt ontwikkelen. Bijvoorbeeld bij online afspraken plannen bleken dat veel huisartsen eerst afhoudend zijn. Een huisarts durfde het wel aan om een pilot te beginnen. Hij constateerde vervolgens dat het best wel goed ging en dat patiënten enthousiast waren. Langzaam maar zeker kreeg hij toch de andere huisartsen mee. Probeer zo nieuwe ontwikkelingen uit en kijk wie daarvoor open staat.’

• Link: Wissink werkt