Facilitair Management in de praktijk, kostenpost of toegevoegde waarde?

Volgens een onderzoek van Facility Management Nederland en Twynstra Gudde in 2010 bedraagt de jaarlijkse omzet op de Nederlandse facility-managementmarkt ongeveer 63 miljard euro. Bij de meeste bedrijven worden deze kosten doorberekend in de verkoopprijs aan klanten, terwijl bij veel praktijken de “verkoopprijs” een vaststaand feit is. Iedere kostenpost die dus onnodig hoog is, heeft direct invloed op het rendement van de praktijk of, positiever benaderd: iedere besparing die kan worden gerealiseerd heeft een direct positief effect op het netto resultaat van de praktijk.

Maar wat valt nu precies allemaal onder Facilitair management? Wikipedia meldt: “Facilitair management gaat over het beheersen van de ondersteunende activiteiten die nodig zijn zowel op het strategische niveau van de praktijk om haar doelstellingen te kunnen realiseren als op het praktische niveau van de individuele werknemers.” Dat betekent bijvoorbeeld het opstellen van een inkoopplan en een systeem voor contractbeheer, maar ook het bepalen van de juiste kwaliteit van schoonmaak in de algemene verkeersruimten, zoals de wachtkamer. Andere voorbeelden van facilitaire diensten waar vaak grote besparingsmogelijkheden liggen voor praktijken zijn:

•       Energie
•       Afvalverwijdering
•       Telefonie
•       Beveiliging en brandbeveiliging
•       Onderhoud installaties, zoals airconditioning
   

Het facilitair deelgebied “Inkoop en contractbeheer” is een goede basis voor iedere praktijk om te zorgen voor de best mogelijke kostenstructuur in de praktijk. Bij veel praktijken is er geen beleid vastgelegd over inkoop. Een veelgehoorde reactie is “Dat is toch meer iets van grote organisaties? In onze praktijk weet iedereen ècht wel hoe wij het doen”. Dit blijkt echter, als er eens goed naar de inkoopadministratie wordt gekeken, bij de meeste praktijken niet zo te zijn. Onder tandartspraktijken wordt bijvoorbeeld wel bij vier of vijf verschillende groothandels (Dental Depots) ingekocht, terwijl dit na een grondige evaluatie meestal kan worden teruggebracht naar één of twee leveranciers. Vaak levert dit een hogere inkoopkorting op. Daarnaast worden er grote besparingen gerealiseerd in de verwerkingskosten. Het verwerken van bestellingen en facturen kost geld, vaak meer dan u denkt. De schattingen hierover lopen uiteen, maar op basis van een onderzoek van Ricoh Europe (documentverwerker) en Exact administratieve software blijkt dat het verwerken van één enkele factuur ongeveer tien euro kost.

Een ander voorbeeld dat een praktijk kan helpen bij het beheersen van de uitgaven, is het inzichtelijk hebben van alle lopende overeenkomsten. Contractbeheer is een uitstekend middel om invloed uit te oefenen op de geleverde kwaliteit en prijs van al uw crediteuren.

Bij veel praktijken zijn contracten, door het gebrek aan actief contractbeheer, niet meer vindbaar binnen de organisatie. Hierdoor is het onmogelijk om te weten of de leverancier zich aan de overeengekomen dienstverlening houdt en of de facturatie wel conform het contract plaatsvindt. In een analyse van onderzoeksbureau Gartner bleek dat ongeveer 5% van alle facturen te hoog zijn.

Ook blijken de meeste overeenkomsten voortdurend stilzwijgend verlengd te worden. Daarmee mist de praktijk een uitstekend moment om de kwaliteit en de prijs te beoordelen. Het loont om in een roulatiesysteem periodiek ieder contract onder de aandacht te krijgen en te inventariseren of er verbeter- of bespaarkansen aanwezig zijn. Een goed voorbeeld is momenteel afvalverwijdering. Door de economische crisis produceert Nederland veel minder afval dan voorheen. Afvalverwerkers hebben daarom grote problemen om hun omzet te behouden, met dreigende ontslagen tot gevolg. Met de voorzichtige tekenen van herstel van de economie, gaan deze organisaties momenteel tot het uiterste om ontslagen te voorkomen. Afvalverwijderingsovereenkomsten lopen vaak voor langere tijd, tussen de 12 en 60 maanden. Stel: een praktijk heeft nu een overeenkomst die al jaren geleden is gestart en nu bijna afloopt. Door goed contractbeheer worden er bij enkele partijen vergelijkende prijzen opgevraagd, waaruit blijkt dat er maar liefst 40% kan worden bespaard. De praktijk kan dit voorleggen aan de huidige leverancier, die al dan niet de prijzen voor een nieuwe contractperiode aan kan passen.

Facilitair management is een vakgebied dat voor veel praktijkhouders en praktijkmanagers geldt als sluitpost van de praktijk. Andere zaken, zoals de omzet, planning, het personeel en de financiële administratie vragen vaak dringender de onverdeelde aandacht. Het benaderen van facilitair management als toegevoegde waarde en een kans voor de praktijk, kan een grote bijdrage leveren aan de effectiviteit, efficiency en uiteindelijk aan het rendement van de praktijk. Voor iedere euro die u bespaart, had u er namelijk tweeënhalf moeten omzetten.

Michael Joossen, directeur Heertjes