Online Meetup startende praktijkmanagers: ‘Pak de regie en zeg wat je nodig hebt’

zondag 10 januari 2021

timer 5 min

Mascha van Wermeskerken - Marleen Sahetapy Fotografie

Mascha van Wermeskerken: 'Professionaliseer de praktijk' (Foto: Marleen Sahetapy Fotografie)

Onder de prikkelende titel ‘Welke ballen laat je schieten en welke apen hou je op je schouders’, gaf praktijkmanager Mascha van Wermeskerken tijdens de Meetup voor startende praktijkmanagers tien tips. Ook Margot ter Horst, eveneens praktijkmanager, deelde haar ervaringen als starter. De bijeenkomst mondde uit in een interactieve bijeenkomst over praktische onderwerpen als werken met een planning en duidelijk zijn over je rol en taken. Met als belangrijke tip: ‘Neem tijd voor jezelf.’

Mascha van Wermeskerken kwam bij toeval in de tandheelkundige zorg terecht. Daarvoor vervulde ze managementfuncties in het bedrijfsleven. Ze richt zich als zelfstandig adviseur op het professionaliseren van (tandarts)praktijken op het vlak van bedrijfsvoering, planning en organisatie, naast het slimmer en beter laten functioneren van mensen. ‘Dit is op mijn lijf geschreven, ik ben met veel zaken tegelijkertijd bezig.’

'Professionaliseer de praktijk'

‘Je maakt de hele dag keuzen, je moet als praktijkmanager stevig in je schoenen staan om goed uit de verf te komen’, zegt ze. Van Wermeskerken hanteert drie criteria bij het maken van keuzen: het moet de praktijk geld opleveren, het moet iets zijn waar je blij van wordt (en dat is niet per se iets waar je goed in bent) en waar je je verantwoordelijk voor voelt.

Zorg voor een goed gevulde agenda en leer je team om een aansluitende agenda te maken
Verdeel de taken en verantwoordelijkheden
Zorg voor een transparante werkwijze, leg de regie op de werkvloer
Gebruik een beslisboom
Werk met een kwaliteitssysteem
Zorg voor heldere communicatielijnen
Maak een nieuwsbrief, waarin je bijvoorbeeld schrijft over nieuwe protocollen, producten en nieuwe collega’s
Zorg voor een duidelijke visie (waar gaat de praktijk voor?) en missie (waar staat de praktijk voor?)
Neem tijd voor jezelf. ‘We gunnen onszelf vaak geen pauze.’

'Maak een jaarplanning'

‘Alleen ga je sneller, samen kom je verder.’ Aldus de titel van de presentatie van praktijkmanager Margot ter Horst, die werkt in een huisartsenpraktijk in Oss en bestuurslid is van de Nederlandse Vereniging voor Praktijk Management (NVvPM). ‘Een praktijkmanager denkt flexibel, kan snel handelen en keuzen maken. Geen enkele dag is als praktijkmanager hetzelfde. Aan het eind van de dag is niet altijd zichtbaar wat je hebt gedaan’, verklaart ze. Maak een jaarplanning, benadrukt ze. ‘Dan zie je hoe je je tijd indeelt en of je uitkomt met je aantal uren.’ Er zijn diverse mogelijkheden voor het maken van een planning, zoals de Huisartsenmonitor.

‘Er wordt je veel toevertrouwd’

Ter Horst heeft een ruime ervaring en kent alle ins en outs van de praktijk. ‘Er wordt je veel toevertrouwd, de praktijkhouder vraag bijvoorbeeld hoe de praktijk er financieel voorstaat.’ Ter Horst richtte in Oss een intervisieclubje op dat eens in de twee of drie maanden bij elkaar komt. ‘Zodat we niet allemaal zelf het wiel gaan uitvinden.’ Probeer vooruit te kijken’, adviseert ze. Denk bijvoorbeeld na over de coronavaccinatie.

‘Laat zien wat je in je mars hebt’

Wat is het advies van Margot ter Horst en Mascha van Wermeskerken wanneer je als praktijkmanager in een praktijk start waar de functie nieuw is? ‘Maak je team duidelijk wat er van je wordt verwacht en laat zien wat je in je mars hebt. Ga niet te veel in een keer doen’, aldus Ter Horst. Van Wermeskerken zegt: ‘Hou korte kennismakingsgesprekken, probeer erachter te komen wat er speelt, dan weet je waar je prioriteiten liggen, stem verwachtingen af, zorg voor een goede introductie en zorg dat je op één lijn zit met de praktijkhouder.’

‘Investeer in de relatie’

Volgens gespreksleider Charlotte van den Wall Bake wordt er in de praktijk te weinig tijd genomen om goed met elkaar te communiceren over wederzijdse verwachtingen. Dat kan leiden tot misverstanden en conflicten. ‘Het is een lastige positie als je als praktijkmanager lid van het team bent. Praktijkmanagers cijferen zichzelf vaak weg. Samen een beter resultaat behalen en werkplezier beleven, daar gaat het om.’

Tips van Charlotte van den Wall Bake:

Investeer eerst in de relatie, dan komt de inhoud vanzelf
Schrijf voor jezelf op waar je goed in bent
Zorg dat je serieus genomen wordt en maak duidelijke werkafspraken over wat je wel mag en wat (nog) niet, en tot welke hoogte je zelf besluiten mag nemen
Zorg dat je waardering krijgt
Wil je mandaat krijgen, dan is dit belangrijk: Pak de regie en zeg wat je nodig hebt!’

Functieprofiel

Er zijn nog te veel praktijkmanagers die geen functieprofiel hebben. ‘Terwijl een profiel het allerbelangrijkste is om goed te kunnen functioneren. Het is de basis. Kijk elk jaar of het nog klopt’, benadrukt Van den Wall Bake. Maak daarnaast ook lijstjes, adviseert ze. ‘Wie ben ik als mens? Waar ben ik goed in? Wat doe ik, wanneer en waarom?’

Een goed functieprofiel bevat de volgende onderdelen:

Een schets van de praktijk, waarin onderscheidt deze zich?
Wat zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de praktijkmanager?
Welke competenties, vaardigheden, opleiding en ervaring worden gevraagd?
Salaris, aantal uren, dienstverband