Praktijkmanager Gerry Sies: ‘Of ons coronabeleid voldoende is, is afwachten’

De Kliniek voor Tandheelkunde Amersfoort telt twintig medewerkers. Gerry Sies is verantwoordelijk voor een duidelijke communicatie tussen de tandartsen, mondhygiënisten, assistenten en receptiemedewerkers. ‘Als praktijkmanager onderhoud ik contact tussen de tandartsen en medewerkers en kunnen ze met vragen bij mij terecht.’

Hebben jullie beleid ontwikkeld voor deze situatie?

‘Op basis van de richtlijnen van de overheid besloten wij alle reguliere afspraken tot 6 april te annuleren. Iedereen zonder spoed is afgebeld en de mensen met afspraken voor de halfjaarlijkse controle krijgen een linkje waarmee ze hun afspraak opnieuw kunnen inplannen als alles weer normaal is. Deze mensen worden ook nog persoonlijk benaderd. Iedereen moet eerst telefonisch contact opnemen en kan niet zomaar langskomen.’

‘Wij zijn op dit moment op alle werkdagen telefonisch bereikbaar van 9 tot 17  voor extreme spoedklachten van mensen zonder verkoudheidsklachten, hoest of koorts. Mensen kunnen op de site terugzien wat onder een spoedklacht valt. Het afbreken van een stukje kies is vervelend, maar is geen spoedklacht. Als patiënten coronaklachten hebben, verwijzen wij hen door naar het ziekenhuis. Elke dag werkt er 1 tandarts, 1 assistent en 1 receptie medewerker. Het moet nog blijken of dat genoeg is.’

Welke maatregelen hebben jullie verder getroffen?

‘Naast het dragen van mondkapjes plannen wij alle spoedbehandelingen achter elkaar en zorgen wij dat er niet teveel mensen tegelijk in de wachtkamer zitten. Wij werken zo, dat mensen ook niet lang in de wachtkamer hoeven te blijven. Op die manier hoeven mensen elkaar zo weinig mogelijk tegen te komen. Verder hangen in de hele praktijk flyers met maatregelen voor de handhygiëne. Dit hebben we ook in de app gezet. Wij hebben geen privémaatregelen getroffen, omdat wij er vanuit gaan dat iedereen zich houdt aan de richtlijnen van de overheid en het RIVM. Ik ken mijn team ook goed genoeg om te weten dat zij zich daar aan zullen houden.’

Wat is de stemming in de praktijk?

‘Op dit moment vindt iedereen het heel spannend, er is veel onzekerheid. Medewerkers hebben onderling contact via de groepsapp. Iedereen die werkt krijgt meelevende en bemoedigende appjes. Ik ben deze week elke dag in de praktijk aanwezig om van alles te regelen, maar voor de rest zie je elkaar niet veel. Wij zijn er voor elkaar en werken als het moet. Af en toe maken wij grapjes over de situatie, omdat je toch ook een beetje moet blijven lachen.’

Welke knelpunten ervaren jullie? 

‘Op dit moment hebben we geen problemen. Wij hebben nog genoeg mondkapjes op voorraad en krijgen nog nieuwe FFP2 kapjes, die je de hele dag op kunt houden. Ook onze baliemedewerkers hebben deze mondkapjes op. Wij kunnen met de huidige voorraad nog minstens twee maanden vooruit. Iedereen heeft begrip voor de situatie en gelukkig hebben wij ook geen last van boze patiënten als wij ze afbellen. Ze wensen ons juist veel succes en sterkte.’

Wat is jouw rol als praktijkmanager in deze situatie?

‘Als praktijkmanager communiceer ik veel met de praktijkeigenaren wat zij als beleid willen hanteren en hoe wij dat naar buiten kunnen brengen. Daarnaast zorg ik ervoor dat de website up-to-date is en alle patiënten een mailing ontvangen met ons beleid. Ik controleer het gemaakte beleid en denk na over situaties waarin wij bijvoorbeeld veel spoedklachten krijgen. Op dit moment neemt één medewerker de telefoon op, maar we weten niet of dat genoeg is. Medewerkers vragen we om flexibel te zijn de komende tijd. Ik inventariseer of ze bereid zijn om eventueel meer te werken als alles weer loopt. Dit kan consequenties hebben voor bijvoorbeeld aankomende vakanties, maar ik denk dat het team daar voor open staat.’

Tips voor praktijkmanagers van Gerry Sies:

-          Blijf rustig;

-          Zorg voor goede en heldere communicatie met je praktijkhouder(s);

-          Informeer je medewerkers, zodat zij op de hoogte zijn. Als je thuis zit, krijg je niet alles mee en daar kun je onzeker van worden;

-          Blijf transparant.

Foto: Gerry Sies