Zo geeft u financiële taken veilig uit handen

vrijdag 6 juli 2018
timer 3 min
Als u goede richtlijnen opstelt, kunt u bepaalde administratieve werkzaamheden veilig aan uw personeel overlaten zodat u niet meer alles zelf hoeft te doen.

In de richtlijnen moet u vastleggen wie wat wanneer moet doen en hoe hij of zij dat moet doen. Het sleutelwoord is taakverdeling: elke stap in het proces wordt door een ander e medewerker gedaan. Zo is er controle op wat elke medewerker doet.   

 

Een paar voorbeelden:  


1. Hoe zorgt u er bijvoorbeeld voor dat uw declaraties juist zijn als een medewerker ze voor u maakt?Frank kan op basis van uw agenda bijvoorbeeld zien hoeveel tijd u aan iedere patiënt heeft besteed. Sanne die de afspraken maakt, moet deze dus goed vastleggen in uw agenda. Frank stuurt de gemaakte declaraties door aan Jeroen die controleert of de declaraties kloppen met uw agenda. Op deze manier kan uw personeel zelfstandig de declaraties maken.    


2. Doet u de inkopen zelf? Ook hiervoor kunt u uw personeel inzetten. Het is hierbij van belang dat Frank die de spullen bestelt de levering niet in ontvangst neemt. Sanne neemt de spullen in ontvangst en ontvangt de factuur en controleert of deze overeenkomen met de bestelling. Als zowel de ontvangst als de factuur overeenkomen met de bestelling kan de factuur betaald worden.  

 

3. Kunt u ook de betalingen door uw personeel laten doen? Jazeker! Sanne zet de betaling klaar in de digitale bankomgeving. De bankomgeving is zo ingesteld dat Sanne altijd akkoord nodig heeft van Jeroen . Zodra Sanne alle betalingen heeft klaargezet, controleert Jeroen de betalingen. Hij controleert of van alle klaargezette betalingen een goedgekeurde factuur aanwezig is en of het bankrekeningnummer overeenkomt met het nummer op de factuur. Als Jeroen de betalingen geaccordeerd heeft, is het geld daadwerkelijk overgemaakt.  

 

Als uzelf meer controle op het proces wilt hebben kunt u een bepaalde medewerker vervangen voor uzelf. Het is met name van belang om via de taakverdeling ervoor te zorgen dat er geen dingen fout kunnen gaan. U moet er in ieder geval voor zorgen dat een medewerker geen twee opvolgende werkzaamheden kan doen. Frank mag bijvoorbeeld geen spullen voor zichzelf kopen. Door Sanne de spullen in ontvangst te laten nemen, wordt voorkomen dat Frank spullen bestelt die niet voor de praktijk bedoeld zijn. Door Jeroen te laten controleren of bij elke betaling een factuur is en of de rekeningnummers aansluiten, wordt voorkomen dat Sanne een betaling klaarzet naar haar privérekening.  

 

Door processen op deze manier in te richten, kan uw personeel u werk uit handen nemen . U kunt hierdoor zelf meer tijd en aandacht besteden aan het helpen van uw patiënten. U kunt dus meer bezig zijn met datgene waar uw hart ligt.  

 

Gerard Vis BEc is Assistent -Accountant bij Van Ree Accountants  

gvis@vanreeacc.nl  

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Zo geeft u financiële taken veilig uit handen

Lees verder - met dit thema

Gebruikelijk loon medisch specialist vastgesteld
flash_onNieuws

Gebruikelijk loon medisch specialist vastgesteld

22 jun 2015 timer3 min
Per 1 januari 2015 zijn veel medisch specialisten werkzaam via de personal holding BV. Dit heeft tot gevolg dat de…
Lees verder »
5 tips om je werknemers te motiveren
flash_onNieuws

5 tips om je werknemers te motiveren

17 jun 2015 timer2 min
Ongemotiveerde medewerkers drukken hun stempel op de praktijk en het team. Hoe stimuleer je mensen en wat kunt u…
Lees verder »
Tandartsassistente van het Jaar bekend
flash_onNieuws

Tandartsassistente van het Jaar bekend

17 jun 2015 timer1 min
Nancy de Kreij is uitgeroepen tot Tandartsassistent van het Jaar 2015. De medewerkster van de Amaliakliniek in…
Lees verder »
Patiënten maken zich zorgen over gezondheidszorg
flash_onNieuws

Patiënten maken zich zorgen over gezondheidszorg

17 jun 2015 timer2 min
Mensen in Nederland maken zich zorgen over de toekomst van de zorg. Dat blijkt uit de eerste resultaten van het…
Lees verder »
'Aantal banen eerstelijnszorg stijgt met 10.000'
flash_onNieuws

'Aantal banen eerstelijnszorg stijgt met 10.000'

17 jun 2015 timer2 min
Vanaf 2012 is er veel gebeurd in de zorg. Om de groeiende zorgkosten te beheersen zijn er beleidsmaatregelen…
Lees verder »
Lean dagstart verbetert de sfeer en flow
flash_onNieuws

Lean dagstart verbetert de sfeer en flow

15 jun 2015 timer4 min
De 'morning huddle' of de dagstart is voor het team in de tandartspraktijk enorm belangrijk. Het is een vast…
Lees verder »
Toch geen reclamebelasting op naambord huisarts
flash_onNieuws

Toch geen reclamebelasting op naambord huisarts

15 jun 2015 timer2 min
De gemeente Tilburg wil huisartsen en andere gezondheidszorgpraktijken vrijstellen van reclamebelasting. Deze…
Lees verder »
'FNV is er ook voor zelfstandigen'
flash_onNieuws

'FNV is er ook voor zelfstandigen'

15 jun 2015 timer2 min
FNV-voorzitter Ton Heerts betreurt dat hij de indruk heeft gewekt dat hij de aanval inzet op zelfstandigen. Dat…
Lees verder »