Een lege inbox: wens of utopie?

Uit onderzoek is gebleken dat de ademfrequentie bij veel mensen omhoog gaat wanneer zij de overvolle box van ingekomen e-mail gaan behandelen. Het lichaam krijgt bij een verhoogde ademfrequentie het signaal alsof er tegen een heuvel wordt opgefietst terwijl je toch echt rustig achter je computer zit. Gebeurt dit vaker gedurende de dag, week of zelfs hele jaar door dan is het niet vreemd als je einde van de dag moe bent of dat je tijdens een vakantie niet het gevoel hebt tot rust te komen.
 

Hoe gebruik jij je inbox? Is het een hele lange to-do lijst waar je in moet scrollen om de juiste e-mail te vinden waar je aan wil gaan werken? Of is het een archief systeem waar je voor de zekerheid alle berichten in bewaard? Helaas…. de e-mailbox is niet gemaakt om als takenlijst of archief te fungeren. Door op deze manier te werken verspil je enorm veel tijd!
Tijd die je veel beter kunt gebruiken door direct beslissingen te nemen over binnenkomende mails. Binnengekomen e-mails horen namelijk niet in je inbox te blijven staan. Je laat je gelezen en ongelezen post toch ook niet in de brievenbus zitten? 
Om minder tijd kwijt te zijn aan je e-mail is het nodig om effectief om te gaan met de binnenkomende e-mail.

Stap 1 is: OPRUIMEN!

Hieronder een paar praktische tips; wat te doen met:

To do:

Is het mogelijk om binnen 2 minuten deze e-mail af te handelen - direct doen
Heb je er meer tijd voor nodig - Verplaats e-mail (met een sneltoets) naar de map To Do of naar je digitale takenlijst.

Bewaren:

E-mail direct (d.m.v. een sneltoets) archiveren

Vergaderverzoek:

Direct afhandelen (kan binnen 2 minuten)

Ingewikkelde kwestie:

Even bellen i.p.v. weer een e-mail naar betrokkene sturen 
Updates van nieuwsgroepen:
Veelal verouderd dus direct verwijderen en alleen laatste update bekijken

Spam:

Direct verwijderen

Verwijderde items:  

Instellen dat deze direct worden verwijderd en niet worden verplaatst naar een map met verwijderde items. Die moet je tenslotte dan nog een keer gaan legen.

Bijlages:

Direct opslaan. In een volle e-mailbox heb je vaak verouderde versies van een document staan. Hierdoor kunnen fouten ontstaan. Gebruik voor het delen van documenten een gedeelde netwerkschijf of bijv. dropbox.

CC

Ontvangen cc e-mails kun je door middel van het instellen van een ‘Regel’ in een aparte inbox laten binnenkomen. Een CC is tenslotte ter info en daarop wordt geen reactie verwacht.
Verstuur zelf zo min mogelijk cc e-mails. Maak hierover afspraken met elkaar.

Reply to all knop

Gebruik deze knop alleen als werkelijk iedereen op de hoogte moet zijn van jouw antwoord. In veel grote organisaties is deze knop inmiddels verwijderd om de vele ……. e-mails tegen te gaan.

Hoe hou je grip op je mailbox:

1. Open je e-mailbox op vaste momenten 2 tot 3 maal per dag. In de tussentijd sluit je de mailbox af zodat je je nieuwsgierigheid de baas kan blijven en je niet af laat leiden door inkomende berichten

2. Zet pop-up berichten van nieuwe e-mail rechts onderin je scherm uit

3. Neem direct een beslissing over een binnenkomende mail zodat deze uit de inbox verdwijnt. Direct beantwoorden, verwijderen, archiveren of taak van maken. De meeste mails blijven in mailbox staan omdat er geen keuze wordt gemaakt, treuzelen, nog even over nadenken en ondertussen gebeurt er niets!

4. Pak vaker de telefoon, loop bij iemand langs en verstuur minder mail.

5. Zeg nieuwsbrieven op, zo ontvang je minder mail

6. Plan minimaal 1 uur per dag een afspraak met jezelf in je agenda om je email en taken te behandelen.

Petra Bosch / Cleandesk.nu