Groepsdynamiek in een zorgteam: Train je team om gezond met conflicten om te gaan

De manier waarop professionals samenwerken is van grote invloed op de kwaliteit van zorg. Wat doe je als de groepsdynamiek ongezond of onveilig wordt? Welke processen kunnen zich voordoen in het team, en hoe kun je als leidinggevende ingrijpen om de samenwerking te verbeteren? In dit artikel staan groepsdynamiek, mogelijke interventies en jouw rol centraal.

Met verschillende functies, taken en verantwoordelijkheden werkt een team intensief samen om patiënten op de best mogelijke manier te helpen. Binnen deze teams spelen groepsdynamische processen een cruciale rol. Als leidinggevende ben je niet alleen verantwoordelijk voor het goed functioneren van de dagelijkse gang van zaken, ook hoort het bij jou dat je actief bijdraagt aan het goed laten functioneren van het team als geheel.

Groepsdynamische processen

Groepsdynamiek verwijst naar de manier waarop teamleden met elkaar omgaan, communiceren en samenwerken. In een team, waar de (werk)druk hoog is en goede communicatie essentieel, kan deze dynamiek sterk variëren. Groepsdynamiek is een samenspel van onzichtbare krachten die de relaties en gedragingen van mensen in een team beïnvloedt. In een zorgteam kan groepsdynamiek zich op verschillende manieren manifesteren. Soms verloopt de samenwerking soepel, delen teamleden informatie openlijk en zijn er duidelijk afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is. Maar het kan ook zijn dat er spanningen ontstaan, bijvoorbeeld omdat er onduidelijkheid heerst over taken of omdat sommige teamleden moeite hebben met de manier waarop beslissen worden genomen.

In een team waar de groepsdynamiek verstoord is, kunnen problemen zoals gebrekkige communicatie, conflictmijding of kliekvorming de kop op steken. Dit kan leiden tot een gevoel van onveiligheid, waarbij teamleden zich niet vrij voelen om hun mening te geven of om fouten te erkennen, uit angst voor kritiek of repercussies. In deze context is de rol van de leidinggevende cruciaal; niet alleen om deze processen te signaleren, ook om ze te sturen en bijsturen wanneer nodig. Groepsdynamiek wordt niet vanzelf gezond; het vraagt continue bewuste aandacht en sturing, vooral wanneer de dynamiek begint te haperen.

Veilige omgeving

Het is de verantwoordelijkheid van een leidinggevende om in te grijpen wanneer de groepsdynamiek ongezond dreigt te worden. Een van de voornaamste preventieve interventies die je kunt doen is een veilige werkomgeving creëren waarin alle teamleden zich vrij voelen om zich te uiten. Dit begint met het opzetten van een open communicatiestructuur, dus in plaats problemen te moeten gaan oplossen, ga je actief het gesprek aan over hoe het team met elkaar communiceert en samenwerkt. 

Wanneer je regelmatig teamoverleg voert zal dat helpen om spanning vroegtijdig op te vangen en kun je voorkomen dat kleine ergernissen uitgroeien tot grotere conflicten. De rol van een leidinggevende is luisteren, ook naar wat er tussen de regels door wordt gezegd. Je kunt dit bijvoorbeeld doen door iedere vergadering een stelling in te brengen. Zo leren teamleden met elkaar in gesprek te gaan en kun je samen met het team de waarden binnen de praktijk bepalen.

Voorbeeldstellingen 

• Iedereen in de praktijk is gelijk aan elkaar.
• Als je even niets te doen hebt, kijk je welke collega je kunt helpen.
• Als het werk erop zit, ruimen we samen op en verlaten we samen de praktijk.
• Als iets je dwars zit, deel je dat met de betrokken persoon.
• Als je een fout hebt gemaakt, dan voel je veilig dat te melden.

In veel zorgteams bestaat een ‘harmoniecultuur’: hierin kunnen conflicten worden vermeden, wat op de lange termijn kan leiden dit tot een ongezonde dynamiek. Het is dus zaak een cultuur te creëren waarin (ook kleine) conflicten constructief worden aangepakt. Dat betekent geenszins dat je als leidinggevende ieder conflict zelf dient op te lossen, wel is het jouw verantwoordelijkheid dat je zorgt voor een omgeving waarin teamleden leren hoe ze op een gezonde manier met conflicten kunnen omgaan. Dat kan bijvoorbeeld door teamleden te trainen in communicatie- en conflictvaardigheden én door zelf het goede voorbeeld te geven in hoe je met een meningsverschil omgaat.

Duidelijkheid

Een ander belangrijk aandachtspunt is het verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden. In teams waar onduidelijkheid bestaat over wie waarvoor verantwoordelijkheid, kan dit leiden tot frustratie en onderlinge spanningen. Als leidinggevende is het jouw taak ervoor te zorgen dat ieder teamlid precies weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Dit kun je doen door samen met het team te kijken naar de taakverdeling en deze regelmatig te evalueren.

Inclusiviteit

Daarnaast speelt inclusiviteit een grote rol in het gezond houden van de groepsdynamiek. Wanneer bepaalde stemmen in team niet gehoord worden, bijvoorbeeld omdat sommige teamleden stiller of minder assertief zijn, kan dit de samenwerking ondermijnen. Als leidinggevende kun je actief deze mensen in een discussie en bij besluitvorming betrekken, zodat iedereen zich gehoord voelt. Een inclusieve cultuur draagt bij aan een gevoel van veiligheid, omdat iedereen de ruimte krijgt om zijn of haar ideeën en zorgen te delen.

Verantwoordelijkheid

Tot slot is het belangrijk om teamleden te ondersteunen bij het nemen van verantwoordelijkheid voor zowel hun eigen functie, als ook voor het teamproces. Dit kun je doen door het team te stimuleren zelf met oplossingen voor problemen te komen, in plaats van dat jij als leidinggevende alle beslissingen neemt of ieder probleem oplost. Door teamleden meer autonomie te geven stimuleer je hun betrokkenheid en eigenaarschap, wat uiteindelijk bijdraagt aan een betere groepsdynamiek.

Observatie en dialoog

Als leidinggevende heb je een unieke positie in de praktijk. Je bent niet alleen verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de operationele kant van de zorg, ook voor het beïnvloeden van de dynamiek binnen het team. Een van je belangrijkste taken is om de groepsdynamiek constant te observeren. Dit betekent dat je alert moet zijn op signalen van onveiligheid, spanningen of conflicten. Dat kan door regelmatig het gesprek aan te gaan met individuele teamleden en door het teamoverleg te gebruiken om reflectie op de samenwerking te stimuleren. Zo kun je beter en eerder in kaart brengen waar mogelijk knelpunten liggen. 

Ruimte voor reflectie

Het faciliteren van groepsprocessen is ook een belangrijk aspect van je rol. Dit betekent dat je actief ruimte creëert voor het team om samen te reflecteren op hoe ze met elkaar samenwerken. Je kunt dit doen met feedbacksessies waarin het team niet allen kijkt naar de zorg voor de patiënt, maar ook naar het proces dat daarachter zit. Wat ging er goed in de samenwerking en communicatie, en waar is nog ruimte voor verbetering? Door deze vragen regelmatig aan de orde te stellen, stimuleer je een cultuur van voortdurende verbetering, wat de teamdynamiek ten goede komt.

Conclusie

Groepsdynamiek speelt een fundamentele rol in de werking van zorgteams. Als leidinggevende heb je de taak om deze dynamiek te sturen en te bewaken. Vooral wanner deze ongezond of onveilig wordt. Door te zorgen voor een open en veilige omgeving, conflicten bespreekbaar te maken en verantwoordelijkheid en eigenaarschap binnen het team te bevorderen, kun je bijdragen aan een gezonde samenwerking. Het is een voortdurende uitdaging om de groepsdynamiek in balans te houden. De beloning is groot: een team dat goed functioneert, levert betere zorg en zorgt voor een werkklimaat waarin professionals zich kunnen ontwikkelen en op hun best hun werk uitvoeren.

Links: 

• Grijze haren van Gen Z: Tijd voor een gebruiksaanwijzing van deze nieuwe generatie, 19 augustus 2024
• Grensoverschrijdend gedrag: leiderschap én beleid ‘bittere noodzaak’, 16 juli 2024
• Charlotte van den Wall Bake over teambinding en veilige werkomgeving: ‘Maak tijd, ga de dialoog aan en begin van onderop’, 5 april 2024