De kunst van informatie beheren

maandag 8 februari 2016
timer 5 min
Sommige mensen hebben er een hekel aan: documenteren, opruimen en archiveren. Er gaat in praktijken daarom veel tijd verloren met het terugvinden van informatie die 'ergens' moet zijn.

Juist met de informatiedichtheid van tegenwoordig is het belangrijk om overzicht te creëren en hoofdzaken van bijzaken te scheiden. Dat betekent: relevante dingen vindbaar opslaan, en irrelevante dingen weggooien. Dat laatste blijkt vaak nog moeilijker dan het eerste.

 

Documenteren: een kunst

De kunst van documenteren is informatie die jouw hoofd zit zo opslaan dat een ander er ook wat aan heeft. Goede documentatie maakt dat anderen (je opvolgers, collega's, projectteamleden) kunnen terugvinden waarom in het verleden bepaalde keuzes zijn gemaakt, wat een systeem precies doet, hoe een procedure in elkaar steekt, of wie wat doet in geval van calamiteiten.


Het opstellen van documentatie wordt vaak gezien als sluitpost. Vaak blijft deze taak zo lang op de actielijst staat tot hij er vanzelf een keer van verdwijnt. Dat komt omdat documentatie geen onmiddellijk nut heeft. Naar documentatie grijpen mensen pas als het nodig is, en dat is vaak ergens ver in de toekomst.


Wat valt er onder documentatie?

  • Vergaderverslagen. Deze vormen het geheugen rondom de besluitvorming in een organisatie.
  • Projectplannen, faseringsplannen en beslisdocumenten van projecten. In deze documenten is vastgelegd welke keuzes er in projecten zijn gemaakt. Bijvoorbeeld waarom bepaalde functionaliteit in een computersysteem wel of niet gerealiseerd is.
  • Werkprocedures. Wie doet wat, en in welke volgorde, en aan de hand van welke formulieren of gebeurtenissen? Dat soort dingen staat beschreven in werkprocedures.
  • Regels en richtlijnen. Hierin is vastgelegd waar iedereen zich formeel aan te houden heeft.
  • Administratieve gegevens. Financiële gegevens, urenverantwoordingen en dergelijke moeten vaak jaren bewaard worden om er controles op te kunnen uitvoeren.
  • Contracten en overeenkomsten. Hierin staan afspraken met klanten en opdrachtgevers. Heel belangrijk in het geval van geschillen.
  • Handleidingen. Hoe werkt het systeem precies? Elke nieuwe medewerker moet aan de hand van een handleiding zijn weg weten te vinden.

 

Opruimen: een plicht

Om overzicht te bewaren en gestructureerd en efficiënt te kunnen werken is het nodig regelmatig op te ruimen. Want je werkt niet rustig als je bureau vol ligt met stapels papieren van alle soorten projecten en klussen. Waarschijnlijk ben je dan veel tijd kwijt met zoeken naar de juiste gegevens, de laatste versie van een stuk waar je aan bezig was, de feedback van je baas en het verslag van de vergadering van vorige week.

 

Hoe zorg je voor een overzichtelijk bureau?

  • Gebruik een indeling in bakken, stapels of mapjes die voor jou handig is. Houd je aan die indeling! Gebruik die indeling niet alleen voor papieren stukken, maar ook voor mail en voor je mappenindeling op de computer.
  • Maak op zijn minst één map (of bakje) per klus. Bij grote klussen maak je per deelonderwerp een mapje.
  • Neem één keer in de week wat tijd om de stapels door te nemen en weg te gooien wat weg kan, of te archiveren wat klaar is.
  • Bepaal 's ochtends wat je voor die dag nodig hebt. Leg al het andere werk weg.
  • Ruim 's middags op wat je die dag gebruikt hebt. Leg het op de juiste stapel of doe het in het juiste bakje of map. Zet gebruikte boeken terug in de kast.

 

Archiveren: opruimen voor later

De valkuil van documenteren is dat je alles maar bewaart en dan denkt dat je voor goede documentatie hebt gezorgd. Maar documentatie is alleen goed als je hem ook kunt terugvinden. Daarvoor dient een goed archief.

 

In een goed archief hoef je niet lang te zoeken om te vinden wat je precies wil weten. Een goed archief:

  • is goed gestructureerd
  • bevat alleen de laatste definitieve versie van stukken
  • is begrijpelijk voor iemand die de geschiedenis (besluitvorming, totstandkoming van een systeem, onderhandelingstraject voor een contract) niet kent
  • scheelt tijd.

 

Tips voor een goed archief:

  • Leg een digitaal en fysiek archief aan die overeenkomen in structuur. Denk na over een logische structuur en houd je daaraan, ook bij volgende gelegenheden.
  • Gooi alle voorlopige versies en bewaar alleen definitieve versies.
  • Zorg ervoor dat stukken volledig zijn voordat je ze in het archief stopt. Als een project is afgerond en alles werkt, is de documentatie soms nog niet helemaal volledig. Lees handleidingen nog eens door, kijk of er geen vraagtekens meer staan in de werkprocedures en completeer de administratieve gegevens. Pas als alle vraagtekens en open plekken zijn weggewerkt is de documentatie geschikt voor het archief.
  • Archiveer regelmatig. Op die manier kost het minder tijd dan wanneer je één keer per halfjaar je bureau opruimt.
  • Een archief is een dynamisch geheel. Dat betekent: één keer per jaar het archief uitmesten! Projectdocumentatie over een systeem dat uit de roulatie is gehaald, hoeven bijvoorbeeld niet langer te worden bewaard.
 
Succes!

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
De kunst van informatie beheren

Lees verder - met dit thema

Voorpraktijken doet ‘contractencheck’ bij de inkoop: Minder uitzoekwerk, kwaliteitscontrole en ruime besparingen

26 sep 2023 timer5 min

‘Samenwerking met Voorpraktijken scheelt ons veel uitzoekwerk, biedt een goede…

Lees verder »
mic_external_onInterview

Irma van der Ende over Buddy’s: ‘De ander even op gang helpen, even sparren en weer door’

8 nov 2022 timer3 min
Irma van der Ende is samen met Sjoukje van Eijken initiatiefnemer van het project Buddy’s van het PM Netwerk. Van…
Lees verder »
flash_onNieuws

Rotterdam gaat ingrijpen in huisartsenmarkt

23 feb 2021
Huisartsen in Rotterdam zijn naarstig op zoek naar ruimte om hun praktijk uit te breiden. Maar dat lukt hen niet.…
Lees verder »
flash_onNieuws

Nieuw lid huisarts Gijs-Jan Mackay: ‘Praktijkmanagement doe je er niet even bij’

25 jan 2021 timer4 min

De Amsterdamse huisarts Gijs Mackay, werkzaam in huisartsenpraktijk Zwaansvliet, heeft altijd al belangstelling…

Lees verder »
flash_onNieuws

Nieuw lid Mirella Koeten: ‘Coronacrisis vraagt om extra flexibiliteit en inzet van praktijkmanagers’

15 jan 2021 timer5 min

Mirella Koeten is coördinator praktijkmanagement bij de Huisartsenorganisatie Noord-Kennemerland (HONK). Deze…

Lees verder »
Latifa
flash_onNieuws

Praktijkmanager Latifa Brons: ‘Kies voor een onconventionele aanpak bij werven personeel’

15 jan 2021 timer4 min
Tijdens de vier Meetups voor praktijkmanagers kwam het werven en behouden van personeel vaak ter sprake. Voor veel…
Lees verder »
flash_onNieuws

De Prachtige Praktijk van fysio Elise Temminck in Leerdam: ‘Alles onder een dak, dat is de toekomst’

11 jan 2021 timer5 min
Fysio- en manueel therapeute Elise Temminck begon in 2013 met haar praktijk in Utrechtse Leerbroek, ondergebracht…
Lees verder »
Mascha van Wermeskerken - Marleen Sahetapy Fotografie
flash_onNieuws

Online Meetup startende praktijkmanagers: ‘Pak de regie en zeg wat je nodig hebt’

10 jan 2021 timer5 min
Onder de prikkelende titel ‘Welke ballen laat je schieten en welke apen hou je op je schouders’, gaf…
Lees verder »