Kim Vermeulen over de strategische praktijkmanager: ‘Je moet je praktijkhouder gaan aansturen'

Kim Vermeulen houdt in haar workshop tijdens de Dag van de Praktijkmanager, op 21 mei, een pleidooi voor een nieuwe invulling van de functie praktijkmanager. Deze manager is niet meer allesregelaar en brandjesblusser, maar een strategische partner naast de praktijkhouder. 'Veel praktijkmanagers blijven hangen in de operationele uitvoering, terwijl zij juist over de kennis beschikken om de praktijk verder te ontwikkelen.'

Kim Vermeulen is praktijkmanager bij FysioDynamiek Arnhem en eigenaar van adviesbureau K.I.M., waarin ze praktijkmanagers begeleidt. Volgens haar spelen veel managers nog steeds de rol van ‘spin in het web’. Ze regelen alles, lossen problemen op, beantwoorden vragen en houden de praktijk draaiende. Dat levert waardering op, maar maakt hen ook kwetsbaar. ‘Ik zei tegen een praktijkmanager: jij moet je praktijkhouder gaan aansturen. Ze keek mij aan alsof ze water zag branden. Ik bedoel: een praktijkmanager die ondergeschikt is, dat werkt niet meer.’

Vermeulen beschrijft hoe praktijkmanagers vaak het centrale aanspreekpunt zijn binnen de organisatie. ‘Jullie doen alles en zorgen dat het loopt. Je vangt op, coördineert en blust de brandjes. Je weet hoe systemen werken als anderen dat niet weten. Iedereen kan altijd bij jou terecht, want jij weet alles.’

Die positie voelt soms prettig, omdat onmisbaarheid veel waardering oplevert. ‘Alleen, voor een organisatie is het niet zo gezond. Het voelt misschien als een compliment als je onmisbaar bent, maar het is ook kwetsbaar. Voor een organisatie die goed staat, moet alles overdraagbaar zijn. Jouw persoonlijkheid is uniek, maar jouw rol mag niet onmisbaar zijn.’

Ontwikkel je als strategisch partner

Vermeulen laat zien dat praktijkmanagers kunnen doorgroeien naar een strategische rol. ‘Veel praktijkmanagers blijven hangen in de operationele uitvoering, terwijl zij juist over de kennis beschikken om de praktijk verder te ontwikkelen. Ze blijven echter steken in de rol van regelaar en nemen de laatste stap naar strategisch partnerschap niet. Ga eens onderzoeken waarom je die stap niet zet.’ 

Strategisch werken betekent volgens haar niet dat je plotseling bestuurder wordt, maar dat je anders kijkt naar de praktijk. ‘Strategisch werken betekent keuzes maken op basis van data, vooruitkijken, werken vanuit een plan in plaats van alleen reageren op wat er vandaag gebeurt.’ Vermeulen hamert daarbij op het belang van data. ‘Cijfers zijn essentieel. Je moet over alle data beschikken en hebt toegang nodig tot de cijfers, anders kun je niet meedenken. Als je niet weet wat de jaarcijfers zijn, hoe kun je dan strategisch adviseren?’

Word sparringpartner van de praktijkhouder

Een terugkerend thema in de workshop is de relatie tussen praktijkmanager en praktijkhouder. Veel praktijkmanagers zien zichzelf nog als ondergeschikt, terwijl zij in de praktijk wel als gelijkwaardige gesprekspartner functioneren. Vermeulen vindt dat praktijkmanagers hierover expliciet het gesprek moeten aangaan. ‘Je moet vragen: wat verwacht je van mij? Welke rol zie je voor mij? Als je dat niet bespreekt, blijf je uitvoeren wat er op je afkomt.’ 

Ze ziet grote voordelen voor beide partijen als de praktijkhouder de praktijkmanager als sparringpartner beschouwt. ‘Het gaat er niet om dat je het altijd eens bent. Het gaat erom dat je het samen doet.’ In haar eigen praktijk heeft zij gemerkt hoe belastend het kan zijn als alle verantwoordelijkheid bij één persoon terechtkomt. ‘Ik kreeg het gevoel: ik doe hier alles en jullie weten nergens van. Toen hebben we gezegd: laten we dit samen oppakken in een managementteam en dat voelde veel beter. Die verantwoordelijkheid hoort niet helemaal bij de praktijkmanager te liggen.’

Kijk ook buiten de praktijk

Volgens Vermeulen beperkt de rol van de moderne praktijkmanager zich niet meer tot de dagelijkse organisatie. Ook ontwikkelingen buiten de praktijk vragen aandacht. ‘Dat is echt de rol van de praktijkmanager: buiten de praktijk kijken. Wat gebeurt er op de arbeidsmarkt? Wat doen zorgverzekeraars? Welke veranderingen komen eraan?’ 

Ze noemt als voorbeeld het volgen van zorginkoopbeleid en arbeidsmarktontwikkelingen. ‘Het inkoopbeleid voor 2027 is al gepubliceerd en dat heeft gevolgen voor je praktijk. Als praktijkmanager moet je dat weten en vertalen naar wat dat betekent voor jouw organisatie.’ Ook personeelsbeleid vraagt volgens haar om een brede blik vanwege stageplaatsen, opleidingsbeleid, flexibele inzet van personeel en regionale samenwerking.

Combineer meten met vooruitkijken

Vermeulen benadrukt dat praktijkmanagers niet alleen op gevoel moeten sturen. Zij pleit voor een combinatie van cijferonderzoek en informatie verzamelen via gerichte gesprekken. ‘Werkdruk is moeilijk te meten, maar je kunt het wel vaststellen dankzij  gesprekken met medewerkers. Tegelijkertijd kijk ik ook naar cijfers: hoeveel patiënten zijn er gezien, hoe ontwikkelen de contacten zich, wat verandert er?’ 

Die informatie bij elkaar helpt om tijdig bij te sturen. ‘Reageer niet meer alleen op wat er gisteren gebeurde, maar kijk vooruit. Je wilt tijd hebben om ontwikkelingen uit te zoeken, scenario's te verkennen en keuzes voor te bereiden.’

Focus ook op je eigen ontwikkeling

Vermeulen roept praktijkmanagers op om ook hun eigen ontwikkeling serieus te nemen. ‘Wij voeren wel eindejaarsgesprekken met medewerkers, maar krijgen die zelf vaak niet. Gun het jezelf.’ Praktijkmanagers dienen in haar ogen regelmatig te bespreken waar zij staan, welke rol zij kunnen vervullen en welke ondersteuning daarvoor nodig is. ‘Vraag niet alleen wat anderen van jou verwachten, maar vraag jezelf ook af: wat verwacht ik van hen? Wat heb ik nodig om de volgende stap te zetten?’

Word een volwaardige gesprekspartner

In de discussie komt de vraag naar voren of een praktijkmanager ooit echt gelijkwaardig kan zijn aan een praktijkhouder als zij of hij in loondienst is. Vermeulen erkent dat spanningsveld, maar relativeert het belang van formele verhoudingen. ‘Gelijkwaardigheid bestaat niet alleen op papier. Natuurlijk is het belangrijk dat dingen formeel goed geregeld zijn, maar uiteindelijk gaat het om de gesprekken die je met elkaar voert. Daar zou het geen verschil mogen maken.’

De kernboodschap van Kim Vermeulen is dat praktijkmanagers hun traditionele rol als allesregelaar moeten loslaten. Wie alleen bezig is met brandjes blussen, blijft afhankelijk van de waan van de dag. ‘Je wilt niet alleen reageren op alle situaties die langskomen, maar vooruitkijken. Dat vraagt tijd, inzicht in data en met alle betrokkenen het gesprek durven aangaan. Doorgroeien naar strategisch partnerschap moet je uiteindelijk zelf gaan doen.’

Over Kim Vermeulen 

Kim Vermeulen is een ervaren praktijkmanager bij FysioDynamiek Arnhem met een passie voor haar werk en altijd op zoek naar verbinding. Ze heeft een sterke focus op communicatie en verbinding en vervult een coördinerende rol binnen de Coöperatie Paramedie Gelderland Midden. Daarnaast is Kim eigenaar van Buro K.I.M., waarmee zij praktijkmanagers in de eerstelijnszorg begeleidt in hun professionele ontwikkeling. Ze helpt teams en praktijkmanagers te groeien in structuur, leiderschap en werkplezier.

Meer lezen over Kim Vermeulen en de Dag van de Praktijkmanager?

• 19e Dag van de Praktijkmanager over werkgeluk: ‘Praktijkmanager bakt niet de hele pizza’, 28 mei 2026
• Website FysioDynamiek Arnhem en Coöperatie Paramedie Gelderland Midden
• Kim Vermeulen over Coöperatie Paramedie Gelderland Midden: ‘Samenwerken is geen project, maar is blijvend’, 17 juni 2025
• Praktijkmanager Kim Vermeulen: ‘Je bent met iedereen verbonden. Hoe leuk wil je het hebben’, 9 februari 2023
• Show je praktijk: Kim Vermeulen van Fysiopraktijk FysioDynamiek in Arnhem, 30 september 2019